Microsoft Teams – 3 Dinge die mich stören und wie ich sie besser machen würde

Microsoft Teams hat dank Covid-19 und dem damit einhergehendenen Boost in der Digitalisierung unserer Arbeitsplätze massiv Einzug gehalten. Auch wenn andere Anbieter wie Zoom und Slack auch massive Zuwächse verzeichnen konnten, hat es Microsoft wie kein anderes Unternehmen geschafft seine Platzhirsch-Stellung in den Unternehmen zu nutzen um seine Produkte richtig zu platzieren. Und gerade in dem Umfeld, in dem ich mich bewege hat sich in den letzten 12 Monaten massiv viel in Richtung Microsoft Teams entwickelt. Während man Anfangs in einer Phase des “Was machen wir jetzt?”, “Wie kommunizieren wir?” “Welches Tool nutze ich zur Firmen- und Kundenkommunikation?” mehrere Tools hatte, weil man schlichtweg nicht wußte was jetzt zu tun sei, hat sich Microsoft clever angestellt und sein Haustool MS Teams schnell in den IT-Abteilungen und in den Köpfen der Verantwortlichen platziert. Und so ist es auch nicht verwunderlich das nach und nach andere Tools wieder verdrängt wurden. Schade eigentlich, zumal es Tools gibt die wirklich besser bzw. zumindest eine Alternative darstellen könnten. Sei es wie es ist. Microsoft Teams ist da und jetzt gilt es damit klar zu kommen. Nicht falsch verstehen, ich finde MS Teams per se erstmal ein gutes Tool. Ich kann damit chatten, Videokonferenzen abhalten, Project Spaces schaffen in denen ich meine Teams und deren Daten organisere, Aufgaben erstellen und diese auch verteilen. Alles schön und gut, ABER es gibt dennoch drei Dinge, die mich massiv an Teams stören. Es sind eigentlich auch noch mehr, aber ich will mich in diesem Artikel auf die 3 Punkte fokussieren, die mich am Meisten stören. Aber motzen kann jeder. Ein Ex-Chef hat mal zu mir gesagt: “Christian, Du kannst mit deinen Problemen immer zu mir kommen, aber bring jedes Mal auch eine Lösung mit, wie du das Problem angehen würdest.” Und so möchte ich es auch in diesem Artikel halten.

01 Multi-Organisationen

Problem:

Mehrere Organisationen in einem Team-Client verwalten.

Beschreibung:

So lange man nur in seiner Organisation bleibt ist alles schön und gut. Wehe aber, wenn man Teil von weiteren Organisationen werden muss, da der Kunde auch Teams nutzt und man mit diesem auch via MS Teams kommunizieren will. Zwar bietet der MS Teams Client an mehrere Organisationen zu adden, jedoch muss ich dann auch immer die Organisation wechseln wenn ich auf deren Chats und Channels zugreifen möchte. Spätestens die dritte Teams Organisation der man beitritt, da wirds dann nervig. Man bekommt zwar die Benachrichtigung das jemand aus der Organisation B einen angefunkt hat…um aber dann zu chatten muss ich die Orga wechseln. Gerade wenn man wie ich ständig und schnell zwischen mehreren Teams Organisationen hin und her switched ist das extrem Nerven zehrend. Früher habe ich mir damit beholfen unser eigenes Teams in der App zu öffnen und das andere im Browser (mit all den einhergehenden Einschränkungen). Aber bei der dritten Teams-Organisation wurde es dann schwierig.

Lösungsansatz:

Weg mit den Organisationen und her mit den Berechtigungen! Statt zwischen den Organisationen zu wechseln sollte die Berechtigung ausreichen um 1,2,3,n Organisationen in einem Desktop verwalten zu können. Bei OneDrive sehe ich ja auch welche Datei wer mir freigegeben hat. Warum kann man das Prinzip nicht auch auf MS Teams übertragen? Ich stelle mir eine Oberfläche vor in welcher man nicht mehr zwischen Organisationen hin und her switchen muss sondern die jeweilige Organisation im gleichen Menüpunkt finden, wo auch meine Organisation zu finden ist. Das würde auf alle Fälle von der UX Seite her funktionieren, wenn man das ähnlich wie in meinem Scribble aufbauen würde.

Auch beim Chat könnte man statt einem Wechsel eher zu einer Art Gruppierung wechseln wo Alle Chats nach Organisationen gruppiert sind. Auch das würde das elendige Organisationswechseln in MS Teams beenden.

02. Chat vereinfachen

Problem:

Der Chat ist in der App zu groß.

Beschreibung:

Der Platz ist meiner Ansicht nach falsch genutzt und das bläht die Leiste der Chats unnötig auf. Was interessieren mich die ersten 3-5 Wörter der Unterhaltung unterhalb des Namens der Person? Warum ist das Profilbild der Person so riesig? Warum ist der Chat Bereich nur 845 Pixel breit egal wie groß meine Bildschirmauflösung ist? Und warum geht er nicht über die gesamte Fläche?

Lösungsansatz:

Einfach mal von der Konkurrenz inspirieren lassen. Slack hat meiner Ansicht nach den besten Chat Bereich von allen Tools die mir so bekannt sind. Schlicht gehalten und effizient wird der Platz genutzt. Allein wenn man sich anschaut, wie bei Slack der Platz für den Chat-Namen genutzt wird, sieht man das Potenzial das hier verloren geht.

Das Profilbild kann auf alle Fälle kleiner gemacht werden. Das interessiert eh keinen. Und wer unbedingt sehen will welches Profilbild der Gegenüber hat kann dies ja in der vergrößerten Ansicht sich anschauen.

Die ersten 3-5 Worte der letzten Kommunikation würde ich ersatzlos streichen, da sie keinerlei Mehrwert bieten. Auch die Schreibfläche würde ich dynamisch halten aber mindestens mal auf 1300 Pixel gehen. Warum nur 845px in der max. Breite genutzt werden bei der Desktop-App erschliesst sich mir nicht.

Selbst auf “normalen” Notebooks hat man heutzutage Full-HD Auflösung (mindestens). Daher spricht nichts dagegen diesen Bereich weiter in die Breite zu ziehen. Auch dieser Unterhaltungs-Style der bei MS Teams verwendet wird frisst unglaublich viel Platz. Warum nicht Effizienz walten lassen und wie bei Slack alle Chat-Nachrichten untereinander packen? Das spart Platz und lässt sich (zumindest für mich) besser und schneller lesen als die Sprach-Bubbles bei MS Teams.

03. Warum nur 8 Icons?

Problem:

Die Leiste mit den in MS Teams verfügbaren Programmen ist auf 8 Icons limitiert.

Beschreibung:

Gerade weil MS Teams den Ansatz verfolgt möglichst alles in einem Tool abzubilden, ist die Limitierung der Icons an der linken Seite auf max. 8 Tools nicht nachzuvollziehen. Zumal Platz mehr als genug vorhanden ist.

Lösungsansatz:

Gerade auf Desktop hat man soviel Platz in der Spalte. Warum erweitert man diesen Bereich nicht? Könnten locken nochmal 8 Icons platziert werden.