Projektmanagement 2012: Mit Team & Technik zum Erfolg

“Ein Wein ist nur so gut, wie die Trauben aus denen er gemacht ist.”

So und noch Dutzende von anderen Zitate könnte man als Einleitung für so einen Artikel nehmen. Wenn ich einmal eine Runde “Ponyhof” spielen dürfte, dann sähe ein Wunschprojekt so aus:

Kunde bekommt eine Vorgabe am Anfang des Jahres, kommt damit zur Agentur und entwickelt auf Basis des zur Verfügung stehenden Budgets einen Maßnahmenkatalog, der in Abstimmung dann in die Umsetzung überführt wird. Während der Umsetzung kommuniziert die Agentur stets mittels Online-Tools und regelmäßiger Status-Meetings wie der Stand der Dinge ist, misst dabei den Erfolg und bespricht ggf. Korrekturmaßnamen. Der Kunde wiederum ist stets mit dem Status aller Projekte vertraut, brieft Änderungen umgehend und vollständig ein sodass beide Parteien den Projektlauf und das Ziel bis Ende des Jahres zur vollständigen Zufriedenheit beider Parteien erreicht ist.

Soviel mal zum “Ponyhof”. Die Realität sieht leider all zu oft etwas nüchterner aus. Kunden können sich nicht zu 100% auf eine solche Aufgabe konzentrieren, da sie noch 100 andere Aufgaben zu erledigen haben. Entsprechend sehen die Briefings aus, sofern es überhaupt ein Briefing gibt. Sie kennen sich mit ihrem Produkt aus, jedoch ist Technik und die Welt des Internets und welche Möglichkeiten es bietet oftmals auf E-Mail und das versenden von Datenpaketen beschränkt. Auf Agenturseite stehend hohe Personalfluktuation und der daraus resultierende Know-how Verlust zu buche…die es oftmals erschweren ein Projekt sauber “durchzuziehen”.

Dabei könnten es sich beide Seiten um ein Vielfaches leichter machen, wenn man das Potential heutiger Technik und gemeinsamer Regeln nutzt. Hier ein paar Gedanken meiner seits.

Partner statt Kunde-Dienstleister

Fundament jeder erfolgreichen Zusammenarbeit ist und bleibt: Vertrauen.

Der Kunde muss sich seine Agentur als Partner auf Augenhöhe verstehen, die Agentur den Kunden als jemanden der ein definiertes Ziel zu erreichen hat. Beide müssen sich bei Projektstart einig werden wohin die Reise geht…sowohl inhaltlich als auch finanziell. Auf einem solchen Fundament lassen sich Ressourcen optimal planen, Milestones am besten definieren und mögliche Gaps frühzeitig erkennen und entschärfen.

“Das wir gewinnt.” ist nicht nur der Claim der Aktion Mensch, es ist auch der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Agentur und Kunde. Dazu Bedarf oftmals bei jedem Einzelnen einen kleinen Sprung ins kalte Wasser, da man ein Stück seiner Erfolgsfaktoren in die Hände eines Anderen legen muss. Das fällt oftmals verständlicher Weise schwer. Der Marketeer muss seine Ziele in die Hände einer Agentur legen, deren Ansprechpartner er zu Anfang nicht kennt und bei Misserfolg könnte dies negative Auswirkungen auf die eigene Karriere haben. Auf der anderen Seite sind auf der Agenturseite Menschen die sich dafür entschieden haben diesen Job zu erlernen, die sich täglich mit dieser Materie beschäftigen und damit ein entsprechendes Know-how aufgebaut haben, von dem der Kunde profitieren kann und auch sollte.

Umgedreht sollte der Kundenberater sich auf seinen Kunden einlassen und seine Ziele nach ganz vorne rücken, und den Kunden nicht als Steigerung des Agentur-Revenue sehen. Das schließt ein das beste Projekt für den Kunden und nicht das profitabelste Projekt für die Agentur zu entwickeln. Fast noch wichtiger ist dabei auch das Wort “Nein”, wenn Aktionen wie vom Kunden gewünscht offensichtlich nicht zum gewünschten optimalen Ergebnis beitragen. Kühlschränke an Eskimos würde man ja auch nicht verkaufen…

“You have to buy (use) your clients products.” ist ein Zitat von David Ogilvy das heute wichtiger denn je ist. Es heißt nicht das wenn ich Luxusautos bewerbe das ich los renne und mir einen entsprechenden Sportwagen kaufe (was wohl auch finanziell oftmals schwer zu realisieren ist, vielmehr bedeutet es das man sich die Marke verinnerlichen MUSS. Sei es sich abends nach Feierabend Infomaterial durchzulesen, das Internet durchwühlen und lernen wieso die Marke funktioniert wie sie funktioniert. So “bewaffnet” erkennt man über kurz oder lang wo Ansatzpunkte sich ergeben und wo welche Strategie am Besten anzusetzen ist. Auch das Gespräch mit dem Kunden Off-topic kann dabei hilfreich sein. Es heißt ja auch “Kunden-/Agenturbeziehung” sprich man muss sich aufeinander einlassen…

Der Schlüssel lautet: Kollaboration

Ein Hemmnis ist und bleibt die Art wie mit einander kommuniziert wird, wann sie der Kunde was und in welcher Form. Eine PPT? JPGs per Mail versendet (und die dann eh in der E-Mail Flut untergehen? Warum so kompliziert, wenn es doch so einfach gehen könnte? Das Zauberwort lautet: Collaboration-Software oder auch Groupware genannt. Eine Online-Plattform die sowohl für Kunde als auch Agentur Zugriff haben. So kann sich der Kunde selbst jederzeit ein Bild vom Stand des Projekts machen, spart sich die Zeit Dokumente und Layouts archivieren zu müssen und ist immer da, wo auch die Agentur ist. Das ersetzt natürlich nicht die regelmäßigen Status Meetings, hilft aber ungemein Transparenz im Projekt und in der Zusammenarbeit zu schaffen….UND es nimmt dem Kunden letztendlich auch Arbeit ab.

Wertvoll in diesem Zusammenhang wäre auch die Option Briefings an die Agentur auf diese Art abzusetzen. Es muss ja nicht gleich das Mega-Monster-20-Seiten Briefing sein, aber ein Formular das die wichtigsten Fragen eines Projekts abklopft hilft beiden Seiten ungemein…Fragen wie:

• was ist zu tun?
• wann muss es fertig sein? Bzw. gibt es Milestones oder Deadlines?
• wie viel Budget ist vorhanden?
• wer ist die Zielgruppe?

4 simple Fragen, aber die Antworten darauf können schon eine große Hilfe sein…sowohl für die Agentur, damit man auf Anhieb einschätzen kann welchen Umfang das Projekt haben wird als auch für den Kunden, da er sich aktiv noch einmal mit dem Projekt auseinander setzen muss und so ggf. selbst schon evtl. Fallstricke erkennt und so unnötige Re-Briefing sich erspart.

…und wenn wir schon beim Thema sind…

Gut gebrieft ist halb gewonnen

Man muss jetzt kein alter Hase sein um zu wissen: “Je besser die Vorbereitung, desto weniger Probleme gibt’s nach hinten raus.” und in der Werbung ist und bleibt der Start jedes Projekts: Das Briefing

Je besser dieses geschrieben ist, je mehr Informationen darin enthalten sind, desto besser wird das Ergebnis, desto mehr Zeit wird gespart und das letztendlich macht sich auf dem Kostenvoranschlag bemerkbar. Umso wichtiger ist es diese Idee auch an die Kunden zu tragen. Oft fehlt die Zeit, die Muse oder (und jetzt bin ich mal ketzerisch) die Lust sich hinzusetzen und sich gerade bei kleinen Geschichten die Mühe zu machen ein Briefing aufzusetzen. Dabei entstehen hier schon die Fallstricke die dann in Re-Briefing Runden ausgebügelt werde müssen oder im “worst case” erst später zu Tage kommen, was dann den gefürchteten Satz nach sich zieht: ”ich hab mir dass eigentlich ganz anders vorgestellt.”

Und dann geht das los, was keiner mag….alles muss neu gemacht werden, keiner will s bezahlen und es kommt ein mehr oder minder mäßiger Kompromiss raus, den keine Seite so richtig gut findet, aber besser als mit nichts da zu stehen.

Gerade dann wäre ein wie oben beschriebenes Online-Tool eine hilfreiche Stütze für Kunden, da es zeitlich nur ein geringer Aufwand ist, so ein Formular auszufüllen, weil wer hat in der heutigen Zeit schon die Zeit ein solides Briefing zu schreiben…aber wenn zumindest die Eckpunkte für den Kunden an sich noch mal beim ausfüllen

E-Mail ist OUT, chatten ist IN

Ein völlig unterschätztes Medium ist der Chat-Client. Dabei hat gerade ein Chat-System immense Vorteile die aber fast nie in der Kunden-Agentur-Beziehung zum tragen kommen. Zu groß sich die Sicherheitsbedenken das ja jemand die Konversation “mitlesen” könnte. Hand auf s Herz…wer verschlüsselt seine Mails via 128bit oder 256bit Verschlüsselung? Wenn es jemand drauf abgesehen hat Mails zu lesen, dann kann er das auch so…und dafür braucht es nicht mal die Riesen Hacker-Skillz. Es sind verstaubte und antiquierte Sicherheits-Regeln, die den Einsatz solcher Clients Im Geschäftsleben verhindern.

Als Beispiel seien hier die Open Source Projekte Openfire in Kombination mit dem Spark-Chatclient-Projekt genannt bei dem ein entsprechender Server bei der Agentur installiert werden kann und die Clients webbasiert sind…also nix mit “Uuuuhhhh…böse Software die auf den Firmenrechner installiert werden muss.”

Allein dann über ein solches System sich kurzzuschließen spart Zeit, schon das eh schon strapazierte Email Postfach und schafft Nähe zum Kunden. Man arbeitet im Team. Und für die Agentur und deren IT ist das nun wirklich kein Hexenwerk ein solches System aufzusetzen und entsprechend im Anschluss Clients einzurichten und an die Kunden zu distribuieren.

Web 2.0 als Chance verstehen

Mit Web 2.0 wurden völlig neue Möglichkeiten im Netz geschaffen, die die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Agentur erleichtern können. Large-File-Systeme und das klassische FTP haben längst der ISDN Übertragung wie man sie noch aus alten Tagen kennt den Rang abgelaufen.

Mit Tools wie Wunderlist oder Springpad können, richtig eingesetzt, die Projektkommunikation zwischen Kunde und Agentur vereinfachen…ach Moment…ich hör die IT-Sicherheits-Sherrifs wieder meckern…also warum nicht Open Source Groupeware wie zum Beispiel PHProjects? Kostet nichts…wird ständig von einer großen ambitionierten Gruppe von Entwicklern weiterentwickelt, was zu einem Sehr hohen Sicherheitsstandard führt da Security-Leaks meist binnen Stunden/Tagen von der Community geschlossen werden. Sicher, es Bedarf einer Lern-Phase wo beide Seiten sich auf ein solches System einlassen müssen. Der Benefit ist jedoch nicht von der Hand zu weisen:

• ein System auf das beide Seiten zugreifen können, reduziert die Ablage auf beiden Seiten.
• ein Task-Management das beide Seiten pflegen und updaten und so Abweichungen bzw. Zielmodifikationen besser und schneller dem Partner kommuniziert und im Projektplanung festgehalten werden können
• Team-Kalender die evtl. überschneidende Urlaubszeiten mit Milestones aufzeigen
• Projekt-Dokumentation die den Verlauf und die entsprechende Kommunikation festhält. Das erspart im Fall der Fälle die aufwändige Rekonstruktion via Email.
• Mehr Transparenz für den Kunden, da der Kunde sich jederzeit ohne nachzufragen über den Stand des Projekts ein Bild machen kann.

Dies sind nur einige Punkte die für den Einsatz solcher Online-Tools sprechen. Sicher, ein solch massives kollaboratives Arbeiten erfordert das enge zusammen rücken von Kunde und Agentur und eine gehörige Portion Offenheit gegenüber der neuen Technik, aber am Ende stehen die effizienteren Und auch erfolgreicheren Projekte…soviel steht fest. Aber gerade in der heutigen Zeit wo alles immer schneller mit weniger Budget umgesetzt werden muss, ist die effiziente Umsetzung von Projekten und Kampagnen eine der wichtigsten Schrauben an denen beide Parteien GEMEINSAM drehen können und auch sollten.